Cómo hacer un estudio de viabilidad de un negocio: pasos y ejemplo práctico

Un estudio de viabilidad de un negocio permite comprobar si una idea empresarial puede generar suficientes ingresos para cubrir sus costes, recuperar la inversión inicial y obtener una rentabilidad razonable.

Antes de abrir un establecimiento, contratar personal o invertir en equipamiento, conviene analizar la demanda, la competencia, los gastos y las ventas necesarias para mantener la actividad.

En esta guía explicamos cómo elaborar un estudio de viabilidad económica y comercial, con un ejemplo aplicado a un pequeño negocio en Madrid.

Qué es un estudio de viabilidad empresarial

Es un análisis previo que evalúa si un proyecto empresarial puede funcionar en las condiciones previstas. Su objetivo no es garantizar el éxito, sino identificar riesgos y comprobar si las hipótesis de ingresos, costes e inversión son realistas.

Un estudio de viabilidad debe responder a cinco preguntas:

¿Existe suficiente demanda para el producto o servicio?
¿Puede el negocio competir en precio, ubicación o propuesta de valor?
¿Cuánto dinero se necesita para comenzar?
¿Qué volumen de ventas permitirá cubrir los gastos?
¿Habrá liquidez suficiente hasta alcanzar la rentabilidad?

Para un pequeño negocio en Madrid, este análisis resulta especialmente importante cuando existen compromisos económicos relevantes, como el alquiler de un local, la contratación de trabajadores o la financiación de las instalaciones.

1. Analiza el mercado y los clientes potenciales

El primer paso consiste en comprobar si existe una necesidad real que el negocio pueda satisfacer.

Para ello, identifica el perfil de cliente, sus hábitos de compra, cuánto está dispuesto a pagar y qué alternativas utiliza actualmente.

Si quieres abrir un establecimiento físico en Madrid, no basta con conocer la población de la ciudad. Debes estudiar el área desde la que podrían llegar tus clientes.

Por ejemplo, un negocio de servicios de proximidad puede depender de los residentes y trabajadores de unas pocas calles, mientras que una actividad especializada puede captar clientes de distintos municipios de la Comunidad de Madrid.

Para analizar el entorno puedes consultar el Portal de Estadística del Ayuntamiento de Madrid y los datos publicados por el Instituto Nacional de Estadística.

Estas fuentes permiten estudiar características demográficas y económicas, aunque sus datos no sustituyen la comprobación de la demanda comercial real.

2. Estudia la competencia

Identifica los negocios que ofrecen productos o servicios similares y aquellos que resuelven la misma necesidad mediante alternativas diferentes.

Para cada competidor relevante, analiza:

Productos o servicios principales.
Precios y condiciones comerciales.
Ubicación y accesibilidad.
Horario y canales de venta.
Valoraciones y necesidades de clientes que parecen estar desatendidas.

El objetivo no es encontrar una zona sin competidores. La presencia de empresas similares también puede indicar que existe demanda.

Lo importante es determinar si puedes ofrecer una propuesta suficientemente atractiva y captar clientes de forma rentable.

3. Calcula la inversión inicial

La inversión inicial comprende el dinero necesario para preparar el negocio antes de empezar a operar, así como los desembolsos asociados a su puesta en marcha.

Los conceptos habituales incluyen:

Acondicionamiento del local e instalaciones.
Maquinaria, mobiliario y equipos informáticos.
Existencias iniciales.
Proyectos técnicos, trámites y gastos de constitución aplicables.
Fianzas y garantías del alquiler.
Publicidad y acciones comerciales de lanzamiento.

Conviene diferenciar los activos que adquiere la empresa, los gastos de puesta en marcha y las garantías recuperables. Aunque todos pueden exigir un desembolso inicial, su tratamiento contable y su efecto económico no son iguales.

También debes reservar dinero para afrontar los primeros meses de funcionamiento.

Si necesitas desglosar estas partidas, consulta nuestra guía sobre cuánto cuesta abrir un negocio en Madrid.

4. Estima los gastos mensuales

Calcula cuánto costará mantener el negocio abierto, incluso durante los meses en los que las ventas sean inferiores a lo previsto.

Distingue entre dos tipos de costes:

Costes fijos: alquiler, seguros, servicios contratados y otros gastos que no varían directamente con cada venta.
Costes variables: mercancías, materias primas, comisiones y otros costes vinculados al volumen de actividad.

Los costes laborales pueden tener componentes fijos y variables según la organización del negocio. También deben contemplarse las retribuciones o necesidades económicas del propietario.

Para evitar errores, realiza los cálculos de rentabilidad utilizando ingresos sin IVA y costes tratados de forma coherente respecto a los impuestos recuperables.

5. Calcula las ventas necesarias para cubrir los costes

El punto de equilibrio indica el volumen de ventas a partir del cual los ingresos cubren los costes considerados, sin generar todavía beneficio operativo.

Si vendes productos o servicios con distintos precios, puedes calcularlo mediante el margen de contribución porcentual.

Punto de equilibrio en euros = Costes fijos mensuales / Margen de contribución porcentual

El margen de contribución es la parte de las ventas que queda disponible después de descontar los costes variables.

Por ejemplo, si un negocio tiene 3.000 € de costes fijos al mes y sus costes variables representan el 40 % de la facturación, su margen de contribución es del 60 %.

Por tanto:

3.000 € / 0,60 = 5.000 € de ventas mensuales.

En este supuesto, el negocio necesita facturar 5.000 € mensuales, sin IVA, para cubrir los costes incluidos en el cálculo.

Este resultado no incorpora automáticamente impuestos sobre beneficios, amortizaciones, intereses o todas las necesidades de caja. Deben añadirse cuando correspondan.

6. Elabora una previsión de ingresos

Las ventas previstas deben calcularse a partir de hipótesis comerciales verificables, no únicamente del beneficio que te gustaría conseguir.

Para un establecimiento abierto al público puedes utilizar esta fórmula:

Ingresos mensuales = Clientes diarios × Ticket medio × Días de apertura.

Supongamos que esperas atender a 20 clientes diarios, con un gasto medio de 15 € sin IVA, durante 25 días al mes.

La facturación prevista sería:

20 × 15 € × 25 = 7.500 € mensuales.

Después debes comprobar si captar 20 clientes diarios es razonable considerando la ubicación, la competencia, la capacidad operativa y el comportamiento de la demanda.

Una previsión comercial tiene más valor cuando puedes justificar cada hipótesis.

Ejemplo de estudio de viabilidad de un pequeño negocio en Madrid

Imaginemos un establecimiento comercial que necesita una inversión inicial de 25.000 € y presenta las siguientes previsiones mensuales.

Concepto	Importe mensual
Facturación prevista, sin IVA	7.500 €
Costes variables (40 %)	3.000 €
Margen de contribución	4.500 €
Costes fijos	3.000 €
Resultado operativo simplificado	1.500 €

Con estas hipótesis, el negocio genera un excedente operativo mensual de 1.500 € antes de las partidas no incluidas, como posibles amortizaciones, gastos financieros e impuestos sobre beneficios.

Su punto de equilibrio es de 5.000 € mensuales. Si el ticket medio se mantiene en 15 €, necesita aproximadamente 334 operaciones de venta al mes, equivalentes a unas 14 diarias durante 25 días de apertura.

Este segundo cálculo resulta especialmente útil: permite comparar las ventas mínimas necesarias con la demanda que realmente puede captar el establecimiento.

Los importes son ficticios y sirven exclusivamente para mostrar el procedimiento, no representan precios medios de los negocios madrileños.

7. Analiza tres escenarios de rentabilidad

Una previsión única puede transmitir una seguridad que no existe. Es preferible calcular qué ocurriría si las ventas fueran inferiores o superiores a las esperadas.

Utilizando los mismos costes fijos de 3.000 € y un margen de contribución del 60 %, obtenemos:

Escenario	Ventas mensuales	Resultado operativo simplificado
Pesimista	4.500 €	-300 €
Base	7.500 €	1.500 €
Optimista	9.000 €	2.400 €

El escenario pesimista muestra que una reducción de ventas puede convertir el resultado en negativo.

Además de comparar beneficios, conviene calcular cuántos meses puede mantenerse el negocio si las ventas tardan en alcanzar el nivel previsto.

8. Comprueba la liquidez y las necesidades de financiación

Un negocio puede resultar rentable sobre el papel y, aun así, tener problemas para pagar sus obligaciones.

Esto ocurre cuando existe una diferencia entre el momento en que se generan los ingresos y aquel en que se cobran, o cuando deben realizarse pagos importantes antes de recibir dinero de los clientes.

Para comprobar la viabilidad financiera, prepara una previsión mensual de tesorería que contemple:

Saldo inicial de dinero disponible.
Cobros previstos de clientes.
Pagos de proveedores, alquiler, trabajadores e impuestos.
Cuotas de préstamos y otras obligaciones financieras.
Saldo final disponible de cada mes.

Es recomendable elaborar esta previsión al menos para los primeros 12 meses, incorporando la posible estacionalidad de las ventas.

No confundas beneficio con dinero disponible. Las inversiones, las devoluciones de préstamos, los impuestos y los plazos de cobro pueden provocar necesidades de financiación que no aparecen directamente en el resultado operativo.

Cómo saber si un negocio es viable

Un proyecto presenta mejores condiciones de viabilidad cuando existen evidencias razonables de demanda, puede alcanzar su punto de equilibrio y dispone de recursos suficientes para superar la fase inicial.

Antes de tomar la decisión, comprueba especialmente estas cuatro condiciones:

Las previsiones de clientes y ventas tienen una justificación comercial.
El margen permite cubrir los gastos fijos y obtener una remuneración adecuada.
La inversión inicial y las necesidades de tesorería pueden financiarse sin comprometer la continuidad del negocio.
Los requisitos técnicos, legales y administrativos permiten desarrollar la actividad prevista.

Si el resultado depende de alcanzar unas ventas muy elevadas desde el primer mes, puede ser necesario reducir costes, modificar la ubicación, ajustar la oferta o replantear la inversión.

Errores frecuentes al realizar un estudio de viabilidad

Sobreestimar la demanda: calcular ingresos sin comprobar cuántos clientes pueden captarse realmente.
Olvidar gastos: no incluir mantenimiento, seguros, cotizaciones, impuestos o necesidades económicas del propietario.
Confundir facturación y beneficio: considerar las ventas como dinero disponible sin descontar costes.
Ignorar la estacionalidad: asumir que todos los meses tendrán la misma actividad.
No comprobar el local: presupuestar un establecimiento sin verificar sus condiciones de uso y los costes de adaptación.

¿Es obligatorio hacer un estudio de viabilidad para abrir un negocio?

No existe una obligación general de elaborar un estudio de viabilidad para abrir cualquier pequeño negocio en Madrid. Sin embargo, determinadas solicitudes de financiación, ayudas o procedimientos específicos pueden requerir un plan de empresa o documentación económica equivalente.

Aunque no sea obligatorio, realizarlo antes de asumir compromisos económicos permite detectar problemas que serían más difíciles de corregir una vez iniciada la actividad.

Conclusión: la viabilidad debe demostrarse con números

Un estudio de viabilidad útil no necesita ser especialmente extenso. Debe contener hipótesis comerciales razonables, una estimación completa de costes, el punto de equilibrio, distintos escenarios de ventas y una previsión de tesorería.

Para un pequeño negocio en Madrid, conviene completar ese análisis con la comprobación del local y de los requisitos administrativos antes de comprometer una inversión importante.

Si los resultados son favorables, el siguiente paso es organizar la puesta en marcha. Puedes consultar nuestra guía sobre cómo abrir un negocio en Madrid, donde explicamos los principales trámites y requisitos.